Política de Tratamiento de Datos Personales

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:  La presente política de es elaborada de conformidad con lo dispuesto en el decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y será aplicada por CONTROL P S.A.S a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Información personal que sea objeto de Tratamiento

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Razón social: CONTROL P S.A.S
Nit: 830.135.401-1
Dirección: CALLE 21 No. 96 G-45
Correo electrónico: info@controlp.com.co

3. DEFINICIONES: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos:  Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.  

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Encargado del Tratamiento:  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.  

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.  

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS: Tratamiento: CONTROL P S.A.S , Actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ,actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos y clientes
Para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, proveer los servicios y/o los productos requeridos por los clientes; Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; Evaluar la calidad del servicio; Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; Soportar procesos de auditoría interna o externa.

Finalidad de la Base de Datos:
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de CONTROL P S.A.Scon las siguientes finalidades:
·     Para datos de contacto y envío de información a sus trabajadores.
·     Establecer y consolidar relaciones comerciales con clientes y proveedores.
·     Para fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente por parte de CONTROL P S.A.S.
·     Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores
·     Parar promocionar y desarrollar sus productos,  buscando  satisfacerlas necesidades nuevas de sus clientes.
·     Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

·   Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, clientes, proveedores y para las finalidades antes mencionadas.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONAL: Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de CONTROL P S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
·     Conocer los Datos Personales sobre los cuales la empresa está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
·   Actualización, rectificación y supresión en virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;
·     Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales,salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento
·      Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
·    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
·    Solicitar a la empresa la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la empresa, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
·     Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

6. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE: El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos personales del Titular, es la GERENCIA o el área ADMINISTRATIVA, ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización. Lo anterior lo puede hacer mediante los siguientes canales de atención:

Presencialmente en la:  Dirección:  Calle 21 No. 96 G-45 en Bogotá 

Telefónicamente en la línea: 4150820

Correos Electrónicos: info@controlp.com.co; mauricio@controlp.com.co

6.1 AUTORIZACIÓN: La empresa debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
·     Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales. 
·    Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que la empresa realice el Tratamiento de sus Datos Personales. 
·      Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por la empresa, tales como:
·      De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
·      Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.  
IMPORTANTE: En ningún caso la empresa asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por la empresa, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

Autorización Informada significa que, al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente: 
Los Datos Personales que serán recolectados. 
La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.

7. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE:  De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
·       Origen racial o étnico.
·       Orientación política.
·       Convicciones religiosas / filosóficas.
·       Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
·       Salud.
·       Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto). 
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la empresa deberá:
·       Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
·       Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. 
IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles. 

8. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:  Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por CONTROL P S.A.Spodrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: 

ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a la empresa a través de los medios indicados más adelante:
·       Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
·       Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el Tratamiento de sus Datos Personales.
·       Información respecto del uso que se le ha dado por la empresa a sus datos personales. 
·       Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas:
La empresa ha dispuesto los medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, mencionados en el numeral 6 de la presente política.

ATENCIÓN Y RESPUESTAS POR PARTE DE CONTROL P S.A.S: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ATENCIÓN Y RESPUESTA A QUEJAS Y RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a la empresa, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales indicados más adelante:

·      La corrección o actualización de la información.
·      La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
·   Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. 
·     La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.  

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, la empresa deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos diez (10) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD:  En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CONTROL P S.A.Sadoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información. 

10. DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 24 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 1 de noviembre de 2016. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de correo electrónico.

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